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        詳談如何當好一名保安公司辦公室主任
        日期:2017-11-16閱讀:3933次

                                詳談如何當好一名保安公司辦公室主任

                              溫州市保安服務(wù)總公司 周兆松

               保安服務(wù)業(yè)做為特殊服務(wù)行業(yè),主要是根據客戶(hù)單位的需求,以人防、技防、物防等安全保護手段為主和其他服務(wù)類(lèi)型相結合的服務(wù)性行業(yè),主要目的為保護客戶(hù)人身、財產(chǎn)和信息等安全,維護客戶(hù)合法權益。保安公司既不同于其他團體、機構、企事業(yè)單位及群眾組織,又不同于國家法定執法機關(guān)。

             隨著(zhù)2010年《保安服務(wù)管理條例》出臺,保安服務(wù)市場(chǎng)的全面開(kāi)放和民營(yíng)保安公司的大量出現,我國保安行業(yè)在近幾年內得到了迅速發(fā)展。保安公司做為社會(huì )公共安全保障體系中的一支民間力量,逐步成為協(xié)助政府維護社會(huì )治安的生力軍。在保安公司的眾多部門(mén)中,辦公室做為公司的綜合部門(mén),是保安公司運轉的中樞和核心機構,也是承上啟下、溝通內外、協(xié)調左右、聯(lián)系各方的樞紐,因此能否充分發(fā)揮辦公室的工作職能直接影響公司的正常運轉和發(fā)展。同時(shí),辦公室主任作為部門(mén)負責人對辦公室工作的開(kāi)展起著(zhù)決定性的作用。保安公司的特殊性決定了其辦公室主任也必須具備特殊素質(zhì)要求與之相對應,以推動(dòng)及規范公司的發(fā)展。而如何當好一名保安公司辦公室主任,我認為應該要做到以下幾點(diǎn):

             一是要具有基層保安工作經(jīng)歷,做一名“接地氣”的辦公室主任。辦公室主任除具備各項辦文、辦會(huì )、辦事等綜合素質(zhì)能力外,更需要具有基層保安工作經(jīng)歷,“接地氣”的深入到基層,了解基層保安員的工作及客戶(hù)的需求,深刻體會(huì )基層保安工作的流程與操作,在實(shí)踐中更能深刻掌握客戶(hù)需要什么、保安工作缺乏什么、哪里不到位、如何改進(jìn)等實(shí)際情況。

             保安公司在承接各項保安服務(wù)項目時(shí),辦公室需要擬定保衛方案,在擬定方案時(shí)必須綜合考慮保安崗位如何設置、人員如何投入、職責如何分工、裝備如何投入、保安工作標準和應急預案如何制訂、保安培訓有何要求、保安收費標準等實(shí)際情況。有基層工作經(jīng)歷的辦公室主任更能隨心應手,科學(xué)合理的結合實(shí)際完成保安服務(wù)方案,避免服務(wù)方案的不切實(shí)際。另外在參與保安服務(wù)項目招投標工作時(shí),標書(shū)中商務(wù)標的擬定、技術(shù)資信標的分析成型及各項方案的擬定等工作,各保安公司基本上都是由辦公室負責。辦公室主任的水平直接關(guān)系投標文件的制作水平,對項目能否中標起決定性作用?,F階段各保安服務(wù)項目的招投標不同于以往的低價(jià)中標,基本上以技術(shù)資信部分為主,政府采購招標文件中常以商務(wù)分20%,技術(shù)資信分80%的比例開(kāi)展招標工作,故在制作技術(shù)資信標中的保安服務(wù)方案、工作流程、保安工作特點(diǎn)難點(diǎn)及解決措施、管理機制等技術(shù)資信評分項時(shí),必須要有足夠的基層工作經(jīng)歷為基礎及依托,結合寫(xiě)作水平,方能更真實(shí)的按實(shí)際要求寫(xiě)出科學(xué)、合理、規范的投標文件。若辦公室主任缺乏基層工作經(jīng)歷,單憑主觀(guān)空想,不能結合實(shí)際需求解決實(shí)際問(wèn)題,猶如閉門(mén)造車(chē)、紙上談兵,難以制作出優(yōu)秀的投標文件。

           二是要堅持原則,發(fā)揮作為領(lǐng)導參謀的助手作用。辦公室主任一定要有全局觀(guān)念,始終以公司利益為出發(fā)點(diǎn)。國外保安行業(yè)發(fā)展已經(jīng)過(guò)上百年,具備豐富的管理經(jīng)驗,這些無(wú)疑都是國內企業(yè)在短期內難以達到的一個(gè)目標。中國保安業(yè)發(fā)展只有三十多年,特別是2010年《保安服務(wù)管理條例》出臺之前,都是壟斷式的國有企業(yè),行業(yè)發(fā)展具有一定的滯后與約束性,發(fā)展緩慢。

             在《條例》出臺后,各民營(yíng)保安公司也相繼成立,經(jīng)濟的發(fā)展讓社會(huì )對安保的需求不斷加大,而且隨著(zhù)“一帶一路”發(fā)展向前推進(jìn),保安企業(yè)在強大自身實(shí)力的同時(shí)也需走出國門(mén),開(kāi)拓國際市場(chǎng)。因此,保安企業(yè)急需快速規范化發(fā)展,只有做大做強方能走出國外,與國外保安企業(yè)相競爭。

             如今,中國保安服務(wù)的規范操作正在不斷的摸索、探討與發(fā)展中,保安公司的服務(wù)標準也相繼提高與完善,其中保安公司管理制度建設的完善與規范對推動(dòng)公司的發(fā)展起重要作用。

             保安公司在管理模式及先進(jìn)制度建設方面若無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的潮流,必將被市場(chǎng)所淘汰,也無(wú)法與國外歷史悠久的企業(yè)相競爭。對于公司的規范化建設,辦公室主任要充分發(fā)揮作用,為領(lǐng)導出謀劃策,提供正確的信息與資源。一要辦公室主任通過(guò)對國內外整個(gè)保安服務(wù)行業(yè)的發(fā)展分析,特別是國內保安服務(wù)行業(yè)的發(fā)展現狀、發(fā)展方向、發(fā)展前景進(jìn)行分析與預測,結合保安公司的實(shí)際情況,把握趨勢,深入分析,去偽存真,為領(lǐng)導提供各項信息;把控公司的發(fā)展規劃與發(fā)展方向,為領(lǐng)導分析問(wèn)題、作出決策提供及時(shí)、準確、全面的情況材料,更好地為領(lǐng)導決策服務(wù)。二要認真學(xué)習及深刻領(lǐng)會(huì )上級主管部門(mén)、監管部門(mén)、各協(xié)會(huì )等有關(guān)文件精神,掌握上級部門(mén)最新情況和信息。在貫徹落實(shí)和工作總體部署方面,辦公室主任要給領(lǐng)導提供準確及時(shí)的參謀意見(jiàn)和建議。三要堅持原則,以公司利益為出發(fā)點(diǎn),實(shí)事求是,不偏不袒,善于“慎言”,勇于直言,對領(lǐng)導包括主要領(lǐng)導同志的失誤和欠妥的決定,要敢于誠懇提醒,不可無(wú)原則地迎合和奉承。近年來(lái)保安市場(chǎng)的全面開(kāi)放,激烈的市場(chǎng)競爭將導致部分保安公司被市場(chǎng)淘汰。領(lǐng)導決策的正確與否對公司發(fā)展,有些甚至是對公司存亡起著(zhù)決定性的作用。如雅虎公司的CEO楊致遠堅持認為自已公司的價(jià)值遠高于微軟公司所給出的估價(jià),因而拒絕考慮微軟收購雅虎的建議,他的固執代價(jià)沉重,股東因此損失了300億美元,自己也因此丟掉了工作。

             辦公室主任要擁護領(lǐng)導的正確決策,也要在錯誤的決策面前堅持原則,顧全大局,不阿諛?lè )畛?,以公司利益出發(fā),要在錯誤發(fā)生之前就盡量說(shuō)服領(lǐng)導改變策略或收回成命。要盡可能的收集充分的信息,準備強有力的理由,并一定要提供替代的解決方案。如歷史上張良巧言勸劉邦:醍醐灌頂幡然醒,劉邦搬出阿房宮的故事。正因張良、樊噲顧全大局,不迎合與奉承,良言相勸劉邦及時(shí)搬出阿房宮,最終得民心,而后得天下。

             三是自身的修養決定協(xié)調的成敗,要不斷提高自身素質(zhì),加強個(gè)人修養。辦公室受其工作性質(zhì)和特點(diǎn)以及工作職責等多方面的客觀(guān)因素制約,辦公室主任更應該提高自身素質(zhì),加強個(gè)人修養,提升業(yè)務(wù)水平。作為辦公室主任,要擁有全面的政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識素質(zhì)。

             政治素質(zhì)是作為一名優(yōu)秀辦公室主任的首要素質(zhì),政治上不可靠是沒(méi)資格成為辦公室主任。其次為品德素質(zhì),品德素質(zhì)是做好一名優(yōu)秀辦公室主任的基礎素質(zhì)。協(xié)助領(lǐng)導做好協(xié)調工作是辦公室的一項基本職責,若辦公室主任沒(méi)有良好的品德、品行,就難以服眾,難以發(fā)揮辦公室的協(xié)調作用,就無(wú)法勝任辦公室主任一職。另外心理素質(zhì)要強,知識素質(zhì)要硬。心理素質(zhì)方面,應做到:急而不燥、怒而不形、喜而不亢;隨和而不盲從、自信而不固執、忍讓而不獻媚,直率而不粗暴,多思而不多疑,謹慎而不圓滑,這些是做好一名優(yōu)秀保安公司辦公室主任的基本素質(zhì)。因為辦公室工作繁雜,辦事慢條斯理肯定不行,要快要急,但不能躁,一燥就容易忙中出錯。如保安大隊需要安保方案時(shí),辦公室主任要盡快按實(shí)際情況予以出稿,真正做到部門(mén)為大隊服務(wù),大隊為基層服務(wù)的服務(wù)流程。喜怒哀樂(lè ),人之常情,但辦公室主任要掌握度,不能盡情發(fā)揮;特別是遇到受委屈的事,要學(xué)會(huì )忍讓?zhuān)艘徊胶i熖炜?,但原則問(wèn)題上必須寸土不讓。

             知識素質(zhì)方面,辦公室主任要做到知識淵博。理論知識要有較強的知識儲備,保安專(zhuān)業(yè)知識要精,有關(guān)保安方面的法律法規及勞動(dòng)法等基礎知識方面要通。知識素質(zhì)的提高不是一朝一夕的事,要一天一日地逐漸積累。辦公室主任只有不斷學(xué)習,不斷吸取新鮮的知識,不斷積累工作實(shí)踐經(jīng)驗,不斷提升自身修養,才能不斷地進(jìn)步,方能不斷推動(dòng)保安公司的健康發(fā)展。

             總之做好一名保安公司的辦公室主任,要對公司制度建設、規范運作、總體規劃等整體發(fā)展發(fā)揮關(guān)鍵性的作用,以公司發(fā)展大局為主,努力提高自身素質(zhì),做好領(lǐng)導的參謀,服務(wù)于公司。 

         

         

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